FONCTIONNEMENT DE LA PROCURE

I- Heure d’ouverture de la caisse et du magasin

Caisse et magasin sont ouverts les lundi, mardi, jeudi de 8h00 à 12h00.

Les autres heures et journées sont réservées à la tenue des comptes, des cahiers, aux rapports avec les fournisseurs extérieurs, CDE, AES, Garages, Assurances, rapports avec les autres fournisseurs et rapprochement comptes Procures, banques CCP, etc. Il est nécessaire et même urgent qu’on respecte ces horaires. Le travail à la procure ne se limite pas seulement aux opérations de caisse. Il y a tout le reste.

II- Règlement de tenue de compte

La procure est au service du diocèse et des autres structures du diocèse. Pour plus de clarté, des comptes sont ouverts pour les personnes, les communautés, les structures. Environ 1000 comptes sont ouverts. Mais ceci suppose une discipline acceptée de tous:

2.1. L’ouverture d’un compte est réservée au personnel diocésain et aux personnels du diocèse voisin. Une demande écrite est nécessaire. Une paroisse peut ouvrir plusieurs comptes :

  1. a) Comptes personnels des membres de l’équipe apostolique et des salariés
  2. b) Comptes de la paroisse, du CPH, du CEC, etc.

Mais, on ne peut pas multiplier les comptes à l’infini. Un chrétien de la paroisse ne peut pas ouvrir un compte personnel. Il peut le faire au CEC de la paroisse.

Un laïc de Maroua ne peut pas ouvrir un compte pour lui ou son association s’il ne s’agit pas d’une activité en lien avec la paroisse. Pas de compte pour ceux qui n’ont pas une activité en lien avec le diocèse.

2.2. Change de monnaie. Ce change est toujours délicat bien qu’il soit indispensable d’échanger entre monnaies (naïra/cfa) (dollar/cfa) (euro/cfa). Ce sont les taux courants qui sont appliqués en tenant compte de l’évolution de ceux-ci.

2.3. Billets usés. Les billets souffrent de leur ancienneté ou d’être traînés dans les lieux sales…

Les banques sont de plus en plus difficiles et refusent d’échanger des billets déchirés ou scotchés, même entiers…à plus forte raison s’il en manque une partie, c’est carrément refusé. Les billets brûlés et mangés par les termites sont irrécupérables.

2.4. Les doléances doivent être écrites et remises au procureur.

Il arrive qu’une erreur se glisse dans un compte. On peut s’en apercevoir en recevant en fin du mois le relevé du compte s’il a fonctionné dans le mois. Il est donc conseiller de le notifier par écrit à l’attention du procureur qui saura traiter la requête.

III- Le fonctionnement des comptes

Les comptes sont ouverts à la demande des bénéficiaires. Les numéros des comptes distinguent les comptes individuels (personnels) et les comptes collectifs (paroisse, CPH, centre de santé etc.).

Toutes les fins de mois, les comptes qui ont eu des opérations durant le mois reçoivent le relevé des mois.

Le compte personnel appartient à une personnel qui seul peut retirer de ce compte à moins d’avoir donné mandat par écrit à une autre personne. Ce mandat écrit sera agrafé à l’avis de mouvement qui reste à la procure.

Pour les comptes collectifs (paroisse, CEC, CPH, constructions) la personne qui vient retirer doit être l’une des trois qui a une signature sur ce compte et présenter une demande de retrait signée des deux autres. Elle-même signera le bon de retrait et l’avis de mouvement.

Concernant les comptes collectifs, le comité de gestion de la structure doit remettre à la procure un procès verbal précisant les trois noms des personnes qui peuvent retirer sur ce compte. Ce procès verbal reste à la procure et est classé dans la chemise des comptes collectifs. Lorsqu’il y a changement d’une personne, un nouveau procès verbal précisant les nouveaux noms doit être remis à la procure.